Kontingentbetaling

Ny kontingentløsning i Flexbillet

Kontingentløsningen i Flexbillet er ikke længere baseret på eventskabeloner - men har fået et selvstændigt punkt i hovedmenuen: Kontingent.

Den nye kontingentløsning er mere fleksibel end den tidligere eventbaserede løsning, og den tilbyder nu også automatisk kortbetaling. Opdatering af betalingsinformation sker automatisk i Carla - kredsen skal ikke selv gøre noget.

For at kunne betjene kontingentløsningen i Flexbillet, skal du have en af de adgangsgivende roller i Carla:

  • Kredsleder
  • Kredskasserer
  • Kredsformand
  • Kredsadministrator

1. Klargør Carla

Sådan klargør du Carla til kontingentopkrævning via Flexbillet:
  • Medlemsdata skal være opdateret (indmeldelser, udmeldelser mv.)
  • Der skal være mindst én mailadresse registreret på hvert medlem. Medlemmer over 18 år skal have en mailadresse (på Stamdata-fanen). Medlemmer under 18 år kan - men skal ikke - have en mailadresse. Har de ikke det, skal der være mindst én kontaktperson med relation "Mor" eller "Far" med en mailadresse. Har medlemmer under 18 år en kontaktperson registreret, sendes mail hertil, og i modsat fald anvendes medlemmets mailadresse.
  • Alle medlemmer skal gerne være tilknyttet en klasse – også ledere og andre voksne, der skal opkræves kontingent. Ledere mv. kan oprettes med klassetype ”Øvrige”, og kredsen kan godt have flere forskellige klasser med klassetype ”Øvrige”, hvis der er brug for at differentiere kontingentsatsen. Medlemmer der ikke er tilknytte en klasse, ender i klassen "Ej i klasse".

Bemærk! Kredsen skal ikke manuelt indtaste betalinger modtaget i Flexbillet i Carla. Det sker automatisk, når betalingen er gennemført.

Når I laver ændringer i Carla, er det vigtigt altid at gennemføre en synkronisering. Det gør I ved at trykke Hent fra Carla.

2. Opret kontingentbetaling

Når du første gang skal anvende kontingentfunktionen, skal du aktivere funktionen for din kreds i Flexbillet. Dette sker ved at trykke på Aktiver kontingent!:

Når funktionen er aktiveret, kommer der et nyt punkt i menuen under Kontingent. Det er hér, du fremover vil kunne oprette og administrere kontingentopkrævninger, og der vises en oversigt over igangværende og tidligere kontingentopkrævninger. Listen er tom, når du lige har aktiveret funktionen. Tryk på Ny opkrævning for at oprette den første kontingentopkrævning.

Tag stilling til følgende og tryk dernæst OK:

  1. Periode som opkrævningen dækker over (f.eks. "1. halvår 2020").
  2. Eventuel tekst til medlem. Denne tekst fremgår af den mail, medlemmerne modtager med betalingsanmodningen.
  3. Forfaldsdato - sidste frist for betaling. Sæt gerne en betalingsfrist på max. 14 dage.
  4. Bankkonto - den konto, indbetalinger skal overføres til. Det er muligt at anvende forskellige konti til forskellige opkrævninger.

Opkrævningen er nu oprettet, og du mangler blot at angive dine kontingentsatser og hente medlemmerne, der skal opkræves, fra Carla. Dette sker ved et tryk på Hent fra Carla under hhv. Kontingentsatserne og Medlemmer - i den rækkefølge:

  • Kontingentsatser: der angives en kontingentsats for hver af kredsens klasser. Udover de klasser, der eksisterer i Carla, tilføjer Flexbillet automatisk en "Ej i klasse" kontingentsats. I ”Ej i klasse” placeres de medlemmer, som ikke er tilføjet en klasse i Carla. Individuelle medlemmer kan opkræves ekstra eller tildeles en rabat. Mere om dette under Rabat/Ekstrabetaling.

  • Medlemmer: medlemmerne indlæses fra Carla. Hvis systemet finder problemer med et/flere medlemmer (f.eks. manglende mailadresser), gøres du opmærksom herpå. Dette sker ved at der ved siden af fanen ”nye medlemmer” er en fane med ”OBS liste”. Ret fejlene i Carla og gentag processen med at hente medlemmer fra Carla.

Nu er du klar til at trykke Udsend opkrævning, hvilket udsender betalingsanmodninger via mail til medlemmerne.

Bemærk: Hvis du ønsker at opkræve individuelle medlemmer ekstra eller at tildele individuelle medlemmer rabat (f.eks. søskenderabat), sker dette bedst, før du udsender opkrævningerne.

Hvis du har lavet en opkrævning som du ikke ønsker at sende ud, kan du vælge at trykke på ”arkiver”, hvilket betyder at opkrævningen forsvinder fra din oversigt.

3. Overblik over kontingentopkrævningen

Klik på fanen Medlemmer for at få et detaljeret indblik i status for kontingentopkrævningen:

Her vises en liste over de medlemmer, der skal opkræves eller er opkrævet. Listen kan filtreres ved at trykke på bl.a. navn, ordrestatus mm.

Kolonnen "Ordrestatus" viser status for den enkelte opkrævning. På listen fremgår flere statusinformationer om de enkelte medlemmer, bl.a.:

  • Status for betaling (kolonnerne Betalt/Skyldig)
  • Status for tilmelding til automatisk kortbetaling (kolonnen Auto-træk)

Derudover har du mulighed for at lave forskellige søgninger: ikke fakturerede, fakturerede, gennemførte, annullerede, på autotræk, ikke på autotræk, over betalingsfrist samt mail-problemer.

I forhold til sidste nævnte ”mail-problemer” er det vigtigt, at du følger op og undersøger hvad årsagen er.

Hvis medlemmet f.eks. har skiftet mail skal du ændre denne i Carla og dernæst synkronisere med Carla igen i Flexbillet, hvorefter du kan sende opkrævningen ud på ny.

Automatisk kortbetaling

  • Kredsens medlemmer kan ved betaling vælge at oprette sig automatisk kortbetaling. Dette betyder at medlemmets kontingent fremadrettet vil blive trukket automatisk, når kredsen opkræver kontingent. Medlemmerne der er tilmeldt automatisk kortbetaling vil modtage en mail, når kontingentopkrævningen sendes ud med info om hvilken dato samt beløb der trækkes penge fra deres konto. I mailen har medlemmet mulighed for at framelde sig ordningen hvis de ønsker det. Hvis medlemmet framelder sig ordningen modtager de en ny mail med info om betaling af deres kontingent på almindelig vis. Når et medlem skifter dankort vil de efter betalingsfristen modtage en mail fra Flexbillet med info omkring opdateringer af deres nye kortinformationer.

I listen er det også muligt at udføre forskellige funktioner på ét eller flere medlemmer. Helt til venstre i listen markeres det eller de medlemmer, der skal udføres en funktion på. Herved skifter området over listen til en funktionskontrol:

De væsentligste funktioner beskrives i de følgende afsnit.

4. Rabat/ekstrabetaling

Hvis du ønsker at tildele ét eller flere medlemmer en rabat eller tilskrive disse en ekstrabetaling, skal du markere de aktuelle medlemmer i listen og trykke på én af de to knapper:

  • Giv rabat
  • Tilskriv linie (ekstrabetaling)

I begge tilfælde kan du tilføje en pris på opkrævningen, som defineres ved en tekst (f.eks. "Søskenderabat"), en merpris/et rabatbeløb (angives uden fortegn, hvad enten der er tale om en merpris eller en rabat), samt en intern kommentar, som ikke vises for medlemmet/medlemmerne.

Hvis du gør dette, før opkrævningerne udsendes, skal du ikke foretage dig yderligere. Hvis du allerede har udsendt opkrævningerne, skal du efter oprettelsen af rabatten/merbetalingen udsende de ændrede opkrævninger ved at trykke Gensend faktura. Faktura udsendes automatisk, når du har tildelt en rabat.

5. Annullér betaling

Hvis du trykker på annuller, så annullerer du det pågældende medlems faktura. Dette er kun muligt hvis medlemmet ikke har betalt. At annullere en faktura kan f.eks. være nødvendigt, hvis medlemmet har betalt på anden vis (mobilepay eller bankoverførsel). Husk i dette tilfælde at registrere betalingen i Carla.

Funktionen aktiveres på ét eller flere markerede medlemmer, ved at trykke annuller.

6. Flyt frist

Denne funktion bruges til at flytte en betalingsfrist. Det kan f.eks. være hvis et medlem skal have 14 dage ekstra til at betale kontingent eller hvis betalingsfristen er nået og I ønsker at sætte en ny betalingsfrist.

7. Annullering/refundering

I allernærmeste fremtid bliver det muligt at annullere en opkrævning og refundere eventuelt indbetalte beløb. Denne funktion er endnu ikke aktiveret, og du bedes derfor kontakte Flexbillet support, hvis du har behov for hjælp hertil.

8. Påmindelser

Udsend påmindelser ved at markere medlemmerne i listen og tryk Gensend faktura. Denne funktion er kun aktiv, hvis opkrævningerne tidligere er udsendt.

Når betalingsfristen er overstået?

Følgende i kredsen modtager en mail, når betalingsfristen er overstået:

  • Kredsleder
  • Kredskasserer
  • Kredsformand
  • Kredsadministrator

Hvis alle har betalt, finder afregning og overførsel af indbetalte midler sted automatisk.

I modsat fald kan du under fanen medlemmer se, hvem der mangler at betale hvis du vælger ”faktureret”.  Når betalingsfristen er nået kan I vælge to fremgangsmåder:

  1. Rykke betalingsfristen – dette medfører at medlemmer, der mangler at betaler får en mail med den nye betalingsfrist (vi anbefaler at I max sætter en ny betalingsfrist på 8 dage).
  2. Sende en rykker til de medlemmer der mangler at betale. Her kan I vælge at bibeholde oprindelig betalingsfrist eller sætte en ny.

Hvis I har medlemmer som mangler at betale og som f.eks. har betalt via mobilepay eller bankoverførsel, kan I vælge at trykke på ”slet ubetalte og luk” (findes under statussiden). Dette medfører at opkrævningen lukker og I dernæst får udbetalt jeres kontingentbetalinger. Husk at I pt. selv skal registre betalinger for medlemmer i Carla, som har betalt på anden vis end Flexbillet.

Opkrævningen lukker først, når alle har betalt.

Hvad koster det?

I 2. halvår 2019 og 1. halvår 2020 gives en introduktionsrabat, således at kredsene ikke betaler det normale kontingentopkrævningsgebyr for at anvende løsningen. Fra og med 1. juli 2020 betales, medmindre andet er aftalt, DKK 2,00 ekskl. moms (svarende til DKK 2,50 inkl. moms) pr. kontingentopkrævning (dvs. for hvert medlems kontingentbetaling).

Hertil kommer gebyr for kortbetaling, som altid opkræves hos kredsen. Kortbetalingsgebyrer fremgår af Flexbillet's standard prisliste.

Desuden opkræves et gebyr for overførsler til kredsens konto. Den første overførsel betales der ikke for. Herefter er gebyret DKK 10,00 ekskl. moms (svarende til DKK 12,50 inkl. moms) pr. overførsel.


Copyright 2019 - Flexbillet ApS