Opret et arrangement

Kontingentløsningen i Flexbillet er ikke længere baseret på eventskabeloner – men har fået et selvstændigt punkt i hovedmenuen: Kontingent.

Den nye kontingentløsning er mere fleksibel end den tidligere eventbaserede løsning, og den tilbyder nu også automatisk kortbetaling. Opdatering af betalingsinformation sker automatisk i Carla – kredsen skal ikke selv gøre noget.

For at kunne betjene kontingentløsningen i Flexbillet, skal du have en af de adgangsgivende roller i Carla:

  • Kredsleder
  • Kredskasserer
  • Kredsformand
  • Kredsadministrator
  • Kursusansvarlig

 

Klargør Carla

Sådan klargør du Carla til kontingentopkrævning via Flexbillet:

  • Medlemsdata skal være opdateret (indmeldelser, udmeldelser mv.)
  • Der skal være mindst én mailadresse registreret på hvert medlem. Medlemmer over 18 år skal have en mailadresse (på Stamdata-fanen). Medlemmer under 18 år kan – men skal ikke – have en mailadresse. Har de ikke det, skal der være mindst én kontaktperson med relation “Mor” eller “Far” med en mailadresse. Har medlemmer under 18 år en kontaktperson registreret, sendes mail hertil, og i modsat fald anvendes medlemmets mailadresse.
  • Alle medlemmer skal gerne være tilknyttet en klasse – også ledere og andre voksne, der skal opkræves kontingent. Ledere mv. kan oprettes med klassetype ”Øvrige”, og kredsen kan godt have flere forskellige klasser med klassetype ”Øvrige”, hvis der er brug for at differentiere kontingentsatsen. Medlemmer der ikke er tilknytte en klasse, ender i klassen “Ej i klasse”.


Bemærk! Kredsen skal ikke manuelt indtaste betalinger modtaget i Flexbillet i Carla. Det sker automatisk, når betalingen er gennemført.

Husk altid at synkronisere med Carla, hvis I laver ændringer. Det gør I ved at trykke Hent fra Carla.

Opret kontingentbetaling

Når du første gang skal anvende kontingentfunktionen, skal du aktivere funktionen for din kreds i Flexbillet. Dette sker ved at trykke på Aktiver kontingent!:

Når funktionen er aktiveret, kommer der et nyt punkt i menuen under Kontingent. Det er hér, du fremover vil kunne oprette og administrere kontingentopkrævninger, og der vises en oversigt over igangværende og tidligere kontingentopkrævninger. Listen er tom, når du lige har aktiveret funktionen. Tryk på Ny opkrævning for at oprette den første kontingentopktævning.

Tag stilling til følgende og tryk dernæst OK:

  • Periode som opkrævningen dækker over (f.eks. “Efterår 2019”).
  • Eventuel tekst til medlem. Denne tekst fremgår af den mail, medlemmerne modtager med betalingsanmodningen.
  • Forfaldsdato – sidste frist for betaling.
  • Bankkonto – den konto, indbetalinger skal overføres til. Det er muligt at anvende forskellige konti til forskellige opkrævninger.


Opkrævningen er nu oprettet, og du mangler blot at angive dine kontingentsatser og hente medlemmerne, der skal opkræves, fra Carla. Dette sker ved et tryk på Hent fra Carla under hhv. Kontingentsatserne og Medlemmer – i den rækkefølge:

  • Kontingentsatser: der angives en standard kontingentsats for hver af kredsens klasser. Udover de klasser, der eksisterer i Carla, tilføjer Flexbillet automatisk en “Ej i klasse” kontingentsats. Individuelle medlemmer kan opkræves ekstra eller tildeles en rabat. Mere om dette under Rabat/Ekstrabetaling.
  • Medlemmer: medlemmerne indlæses fra Carla. Hvis systemet finder problemer med medlemmer (f.eks. manglende mailadresser), gøres du opmærksom herpå. Ret fejlene i Carla og gentag processen med at hente medlemmer fra Carla.


Nu er du klar til at trykke Udsend opkrævning, hvilket udsender betalingsanmodninger via mail til medlemmerne.

Bemærk: Hvis du ønsker at opkræve individuelle medlemmer ekstra eller at tildele individuelle medlemmer rabat (f.eks. søskenderabat), sker dette bedst, før du udsender opkrævningerne.

Overblik over kontingentopkrævningen

Klik på fanen Medlemmer for at få et detaljeret indblik i status for kontingentopkrævningen:

Her vises en liste over de medlemmer, der skal opkræves eller er opkrævet. Listen kan filtreres med kontrollerne over selve listen.

Kolonnen “Ordrestatus” viser status for den enkelte opkrævning. På listen fremgår flere statusinformationer om de enkelte medlemmer, bl.a.:

  • Status for betaling (kolonnerne Betalt/Skyldig)
  • Status for tilmelding til automatisk kortbetaling (kolonnen Auto-træk)


I listen er det også muligt at udføre forskellige funktioner på ét eller flere medlemmer. Helt til venstre i listen markeres det eller de medlemmer, der skal udføres en funktion på. Herved skifter området over listen til en funktionskontrol:

De væsentligste funktioner beskrives i de følgende afsnit.

Rabat / ekstrabetaling

Hvis du ønsker at tildele ét eller flere medlemmer en rabat eller tilskrive disse en ekstrabetaling, skal du markere de aktuelle medlemmer i listen og trykke på én af de to knapper:

  • Giv rabat
  • Tilskriv linie (ekstrabetaling)

I begge tilfælde kan du tilføje en pris på opkrævningen, som defineres ved en tekst (f.eks. “Søskenderabat”), en merpris/et rabatbeløb (angives uden fortegn, hvad enten der er tale om en merpris eller en rabat), samt en intern kommentar, som ikke vises for medlemmet/medlemmerne.

Hvis du gør dette, før opkrævningerne udsendes, skal du ikke foretage dig yderligere. Hvis du allerede har udsendt opkrævningerne, skal du efter oprettelsen af rabatten/merbetalingen udsende de ændrede opkrævninger ved at trykke Gensend faktura. Faktura udsendes automatisk, når du har tildelt en rabat.

Henstand

At give henstand til et medlem betyder i systemet, at medlemmet ikke modtager påmindelser. Når der gives henstand til et medlem, sker der i praksis det, at forfaldsdatoen sættes frem i tiden. Endvidere angives en intern kommentar, som ikke kan ses af medlemmer.

Funktionen aktiveres på ét eller flere markerede medlemmer, ved at trykke Giv henstand.

Annullering / refundering

I allernærmeste fremtid bliver det muligt at annullere en opkrævning og refundere eventuelt indbetalte beløb. Denne funktion er endnu ikke aktiveret, og du bedes derfor kontakte Flexbillet support, hvis du har behov for hjælp hertil.

Påmindelser

Udsend påmindelser ved at markere medlemmerne i listen og tryk Gensend faktura. Denne funktion er kun aktiv, hvis opkrævningerne tidligere er udsendt.

Når betalingsfristen er overstået?

Følgende i kredsen modtager en mail, når betalingsfristen er overstået:

  • Kredsleder
  • Kredskasserer
  • Kredsformand
  • Kredsadministrator
  • Kursusansvarlig


Hvis alle har betalt, finder afregning og overførsel af indbetalte midler sted automatisk.

I modsat fald kan du under fanen medlemmer se, hvem der mangler at betale. Der er også her du kan sende rykkere ud.

Opkrævningen lukker først, når alle har betalt.

Hvad koster det?

I 2. halvår 2019 og 1. halvår 2020 gives en introduktionsrabat, således at kredsene ikke betaler det normale kontingentopkrævningsgebyr for at anvende løsningen. Fra og med 1. juli 2020 betales, medmindre andet er aftalt, DKK 2,00 ekskl. moms (svarende til DKK 2,50 inkl. moms) pr. kontingentopkrævning (dvs. for hvert medlems kontingentbetaling).

Hertil kommer gebyr for kortbetaling, som altid opkræves hos kredsen. Kortbetalingsgebyrer fremgår af Flexbillet’s standard prisliste.

Desuden opkræves et gebyr for overførsler til kredsens konto. Den første overførsel betales der ikke for. Herefter er gebyret DKK 10,00 ekskl. moms (svarende til DKK 12,50 inkl. moms) pr. overførsel.