Let styring af events i hoved- og lokalafdelinger

Kan man få et system, der giver mulighed for at tilbyde lokalafdelingerne let styring af events, opkrævning af kontingent og meget andet, uden samtidig at give hovedafdelingen en stor supportbyrde og en masse administration? - Ja, det kan man!

Flexbillet platformen er skabt til et liv i organisationer, hvor hovedafdelingen "sætter rammerne", og lokalafdelingerne herefter kan være selvkørende og håndtere de lokale events.

Løsningen bygges sådan op, at hovedafdeling og lokalafdelinger fungerer som selvstændige administrative enheder. Det betyder, at man i lokalafdelingerne har egne brugere med administrativ adgang til egen lokalafdeling og dermed selv kan varetage al administrationen heraf. Med andre ord: ingen central administration!

Flexbillets samspil med jeres øvrige IT-systemer

Flexbillet integrerer efter behov med eksterne systemer:

Eventmodulet i Flexbillet kan interagere med systemets eget medlemsmodul eller med jeres eksisterende medlemssystem. Dette giver bl.a. mulighed for:

  • Validering af medlemskabers gyldighed - måske skal man være gyldigt medlem for at kunne tilmelde sig events, eller der ønskes differentierede priser for medlemmer og ikke-medlemmer.
  • At hente medlemsdata fra medlemssystemet - for at overflødiggøre gentaget indtastning og meget andet.
  • At opdatere data i medlemssystemet - f.eks. opdatering af medlemmets profil; deltagelse i kurser og lignende.

Såvel event- som kontingentmodulet i Flexbillet-systemet giver endvidere mulighed for udsendelse af invitationer / opkrævninger / påmindelser.

Flexbillet-systemet kan også levere data til eksternt website; bl.a.:

  • Listning af aktive events (fra hoved- og lokalafdelinger)
  • Medlemsprofil-data

Endvidere kan Flexbillet-systemet levere økonomidata til eksternt ERP-system for smertefri kontering af transaktioner i Flexbillet-systemet.

Rammerne

På overordnet niveau defineres rammerne for løsningen. Det betyder, at man fra centralt hold kan definere meget præcist hvordan løsningen skal fungere - også i lokalafdelingerne. Nogle af de væsentligste aspekter er:

  • Grafisk tema: et ensartet udtryk på tværs af organisationens afdelinger, som er i tråd med jeres branding.
  • Events: der stilles én eller flere eventskabeloner til rådighed for lokalafdelingerne, som definerer præcist, hvordan events er bygget op. 
  • Udveksling af data: hvilke data kan og må udveksles med medlemssystemet i forbindelse med eventtilmelding.
  • Administrativ adgang: hvem må have adgang til systemet?

Når rammerne er defineret, er det let for enhver med administrativ adgang til en lokalafdeling - også ikke-IT-kyndige - at oprette og styre events, uanset hvor komplekse de måtte være.

Processen

Det kræver selvfølgelig lidt benarbejde at få defineret og implementeret en Flexbillet-løsning med én eller flere integrationer med eksterne systemer. Men vi har gjort det mange gange før, og vi har altid - i samarbejde med kunden - formået at få det til at ske, uden at de tidsmæssige eller økonomiske omkostninger løber løbsk.

Når først løsningen er implementeret, vil det typisk være Flexbillet, der står for supporten af de lokale afdelinger.

Sammen med jer finder vi den rigtige måde at skrue løsningen og samarbejdsformen sammen!

KONTAKT OS FOR EN UFORPLIGTENDE SNAK
KONTAKT OS

CASE: events og kontingentopkrævning i nationalt forbund med mange lokalafdelinger

FDF, Frivilligt Drenge- og Pige Forbund

Hvordan håndterer man events og kontingentopkrævning i 300 lokalafdelinger?
FDF bruger Flexbillet til arrangementstilmelding på landsforbunds- og kredsniveau. Endvidere benytter mange kredse Flexbillet til kontingentopkrævning.

Begge dele sker uden de store administrative udfordringer; bl.a. fordi vi har integreret Flexbillet med FDFs medlemssystem, der går under navnet Carla.


Copyright 2019 - Flexbillet ApS