Tilmeldinger

Meget fleksibelt tilmeldingssystem med brugervenligt tilmeldingsflow uanset mængden af tilvalg. Vores løsning er skabt til store som små B2B og B2C arrangementer.

Fleksibilitet

Flexbillet tilbyder ekstrem fleksibilitet i opbygningen af de formularer, deltagerne skal igennem, når de skal tilmelde sig dit arrangement. Du kan håndtere forskellige deltagertyper, og for hver type deltager kan du beslutte, hvilke informationer, du vil indsamle, og hvilke eventuelle tilvalg der skal være tilgængelige. For hver type deltagelse og for hvert tilvalg kan du definere begrænsninger for, hvor mange pladser du udbyder, og du kan definere priser for hver af disse.

Og al denne fleksibilitet kan pakkes ind i det, vi kalder en eventskabelon, som sparer en masse tid, hvis du har behov for at oprette mange arrangementer, som ligner hinanden men alligevel skal kunne være lidt forskelligt sat op i forhold til valgmuligheder, priser mm.

Integration til medlemssystem

Hvis dit arrangement henvender sig til medlemmer af din organisation, kan du i forbindelse med tilmelding til arrangementet validere, at medlemskabet er gyldigt – hvad enten du gør brug af vores medlemssystem eller du har dit eget; vi kan nemlig integrere med begge dele.

Denne funktion giver dig bl.a. mulighed for at validere gyldigheden af medlemskaber, at differentiere priser (medlemmer/ikke-medlemmer) samt at hente information om medlemmer til brug for tilmeldingen – så behøver medlemmerne ikke at indtaste dem igen.

Integrationen med eksterne medlemssystemer sker via helt standardiserede og sikre webservice-kald.

Integration til website

Da alt det tekniske vedrørende tilmelding og betaling sker på vores platform, kan du faktisk nøjes med at have en enkelt knap på dit website, der linker til din brandede tilmeldingsløsning hos os, hvis du bare håndterer tilmelding til et enkelt arrangement.

Har du derimod ofte – måske endda konstant – mange aktive tilmeldinger, kan det være en fordel at integrere dit website med vores platform. Du har mulighed for vha. standardiserede webservice-kald at hente information om aktive arrangementer på Flexbillet og vise alle relevante informationer om hvert arrangement på dit eget website – billede, beskrivelse, tid og sted, status på tilgængelighed og meget mere. Så bliver det faktisk ikke meget lettere.

Organisation - lokalafdelinger

Flexbillet er som skabt til organisationer med mange afdelinger, der har behov for at kunne håndtere tilmelding til hver sine lokale arrangementer. På hovedafdelingsniveau defineres alt det overordnede; eventuel integration med medlemssystem, tilgængelige eventskabeloner samt branding af tilmeldingsløsning og tilhørende emails mm.

Lokalafdelingerne kan herefter på egen hånd styre alt vedr. deres egne tilmeldinger; med egne administrative brugere, egne bankkonti mm. Hovedafdelingen har ingen administrativ byrde ved lokalafdelingernes afvikling af arrangementstilmelding – og hvis der er behov for at samle en liste over aktive arrangementer på hovedafdelingens website, kan dette også ske helt pr. automatik.

Hvordan kommer jeg igang?

Vi vil meget gerne hjælpe dig i gang! Vi har gjort det mange gange før, og både vi og vores eksisterende kunder synes, vi er ret gode til det. Vi tilbyder således sparring med udgangspunkt i dine ønsker og behov, og vi bistår gerne med at udarbejde den tekniske løsning og sikre, at du er klar til drift på det ønskede tidspunkt.

Klik på Kontakt os i dag knappen ovenfor – så er vi snart i gang.

Løbende support

Ofte vil du efter udarbejdelse af din tilmeldingsløsning være helt selvkørende - eller tæt derpå. Men i visse situationer kan du have behov for at vide, at vi er der for dig og dine brugere - og kan yde den support, der er behov for.

Vi sætter stor ære i, at vores kunder føler sig trygge og får en professionel, effektiv og behovssvarende support. Vi indgår derfor gerne en serviceaftale, som passer til dig.

Hvad kan systemet? - Udvalgte funktioner

Egen arrangør-side - branding og sprog

Din egen side
Som arrangør har du dit eget event-site på Flexbillet, hvadenten du udbyder en enkelt event eller løbende har en længere liste af events, som dine kunder/brugere kan tilmelde sig eller købe billet til.

Branding
Du kan tilpasse farver, illustrationer og skrifttyper, så de passer præcist til dit visuelle udtryk. Dine kunder/brugere føler sig trygge i dit univers og får hurtigt og nemt et overblik over alle dine events.

Dit brand vil også komme til udtryk i emails, på bekræftelser/billetter og så videre. Det er dit event-site - vi stiller bare platformen til rådighed.

Sprog
Som arrangør vælger du selv, hvilket eller hvilke sprog dit event-site og dine events skal præsenteres på. Pt. er dansk og engelsk understøttet. Har du behov for et andet sprog, så kontakt os endelig.

Oprettelse af event

Skabeloner
Med en event-skabelon kan du oprette selv komplicerede events nemt og hurtigt. Skabelonerne indeholder alle elementer: formularer, billetter/bekræftelser og rapporter, som automatisk løbende tilsendes arrangøren igennem tilmeldings-/billetsalgsperioden.

Form & Flow redigering
Er resultatet ikke lige i øjet, kan du nemt tilpasse eventen efterfølgende, når den er oprettet på baggrund af en skabelon. Eller du kan oprette den helt fra bunden. Form & Flow redigering er værktøjet, der giver dig fuld kontrol over komponenter som paneler, tekster, tekstinput, lister med valg, datoinput og checkbox samt validering af input heri - og regler for aktivering af forskellige flows igennem tilmeldingen.

Kopier event
Skal du afholde en tilpassset event igen, kan du nemt kopiere en tidligere event. Ret tidspunkt, beskrivelsen og evt. priserne og eventen er klar.

Afprøvning af event

Når du har oprettet din event, har du mulighed for at afprøve hele flowet - lige fra udfyldelse af formularen til modtagelse af bekræftelser/billetter, før du publicerer eventen. Du kan også invitere andre til at gøre det samme. Dette giver dig sikkerhed for, at alt er som det skal være.

Afvikling af event

Når din event er publiceret, er du klar til at modtage tilmeldinger.

Betaling, valutaer, gebyrer og moms

Betalingsmetoder
Dine deltagere kan betale på flere måder. Du bestemmer selv, hvilke muligheder de skal have.

Systemet understøtter straksbetaling med gængse danske og udenlandske betalingskort samt MobilePay. Dette sker via DIBS' betalingsgateway og indløses afhængig af betalingsmetoden af Nets eller Swedbank. Endvidere understøttes kreditbetaling med udstedelse af faktura til betaling via bankoverførsel eller som EAN betaling.

Uanset hvilke betalingsmetoder, du har valgt, håndterer vi al kompleksiteten forbundet med betaling og afstemning.

Rabatter og rabatkoder/vouchers
Alle priser, som defineres på en tilmelding kan datostyres. Det betyder, at det er let at lave f.eks. early bird priser uden løbende at skulle ændre på noget. 

Rabatkoder kan oprettes og indstilles til at give udvalgte deltagere specielle priser på adgang og /eller tilkøb.

Valutaer
Systemet er i stand til at håndtere betaling i forskellige valutaer; du vælger pr. event den valuta, der er relevant for dig. For nuværende understøttes disse valutaer:

  • DKK (Danske kroner)
  • NOK (Norske kroner)
  • EUR (Euro)
  • GBP (Sterling Pound)

Bruger du en anden valuta, tilføjer vi den gerne.

Gebyrer
Systemet tillader fleksibel opsætning af billet-/tilmeldingsgebyrer; typisk består dette af et fast beløb samt en procentuel del af deltagerprisen. Du kan frit definere, om dette gebyr betales af deltagerne eller af dig som arrangør.

Betalingsgebyrer afhænger af den valgte betalingsmetode (f.eks. Dankort eller MasterCard). Er der tale om kortbetaling, må gebyret pr. 1. januar 2018 ikke pålægges deltageren og betales således altid af dig som arrangør. Du kan stadig frit vælge om gebyrer for betaling via bank eller EAN faktura skal pålægges deltageren eller dig som arrangør.

Moms & validering af momsnumre
Du definerer frit om din event er momsbelagt eller fritaget for moms.

I forbindelse med events, hvor deltagerne kan tænkes at være udenlandske virksomheder, er der mulighed for at indbygge validering af Europæiske momsnumre direkte i tilmeldingen. Dette tillader dig at gøre brug af den europæiske Reverse Charge regel og undlade at opkræve moms i forbindelse med købet.

Depositumbetaling
Med depositumbetaling kan du definere, at kun en del af totalbeløbet skal betales ved tilmelding. Restbeløbet vil blive opkrævet på et senere tidspunkt, som du selv bestemmer. Systemet kan sættes op til automatisk at rykke for manglende restbetaling.

Administration af betalinger og deltagere

Administration af betalinger
Du kan løbende følge med i de køb, der er foretaget på den enkelte event. Købsloggen giver bl.a. mulighed for at se detaljer omkring det enkelte køb (beløb, status, køber information mm.) samt mulighed for annullering/refundering af køb, genudsendelse af faktura og billetter via email og meget andet.

Administration af deltagere
Der kan opstå behov for, at ændre i informationerne om en deltager eller måske ændre på nogle af deltagerens valg i forbindelse med din event. Systemet tillader, at du som arrangør kan rette langt det meste.

Deltagerlister
Systemet giver mulighed for fleksibel opsætning af deltagerlister/rapporter. 

Opgørelse og udbetalinger

Opgørelse
Ved afslutning af en event opgøres og afregnes eventen pr. automatik, og dit provenue udbetales tre bankdage efter afslutning - eller efter aftale.

A conto udbetaling
Det er  også muligt at indgå aftale om a conto udbetalinger under billetsalgs-/tilmeldingsperioden.

Adgangskontrol
Flexcheckin på Seuic C1 enhed
Flexcheckin på Seuic C1 enhed

Alle vores billetskabeloner er udstyret med stregkode og QR-kode, som entydigt identificerer individuelle billetter. Billetterne kan vha. vores adgangskontrolsystem, Flexcheckin, scannes. Dette sker enten vha. dedikeret scannerudstyr, som du kan leje hos os, eller via vores app, som du kan downloade til din egen telefon (pt. tilgængelig til Android; snart også til iOS).

Er du i tvivl om hvilken løsning, der er den rigtige for dig, kan vi selvfølgelig rådgive dig herom.

Gebyrsatser - Billetsalg

Gebyr
Tilmeldingsgebyr (pr. billet / deltager)

DKK 4,80  + 1,00%
(Betales af køber eller arrangør)

Øvrige priser

Se de generelle priser på den overordnede prisliste.

Alle priser er ekskl. 25% moms.

Case med tilmelding / integration med medlemssystem

FDF, Frivilligt Drenge- og Pige Forbund

Hvordan håndterer man events og kontingentopkrævning i 300 lokalafdelinger?
FDF bruger Flexbillet til arrangementstilmelding på landsforbunds- og kredsniveau. Endvidere benytter mange kredse Flexbillet til kontingentopkrævning.

Begge dele sker uden de store administrative udfordringer; bl.a. fordi vi har integreret Flexbillet med FDFs medlemssystem, der går under navnet Carla.


Copyright 2019 - Flexbillet ApS