CASE

Treenighedskirken, Esbjerg

Læs videre

Billetter

Tilmeldinger

Julegudstjenester, yoga, foredrag, koncerter, babysalmesang, filmforevisninger:

listen over arrangementer og events, som Treenighedskirken bruger Flexbillet til, er lang. Fælles for alle er, at oprettelsen er let – systemet er gennemskueligt og sparer Treenighedskirken for administrationstid.

Lisbeth Højgaard Munck; kordegn ved Treenighedskirken i Esbjerg har været med hele vejen, siden kirken indgik samarbejde med Flexbillet i 2018.

Lisbeth nævner følgende fordele ved Flexbillet:

  • Let og intuitivt system, der sparer administrationstid i det daglige arbejde.
  • Hurtig oprettelse af arrangementer.
  • Systemet skaber overblik, og fungerer fantastisk, når man skal aflyse og betale penge tilbage – det hele sker automatisk.
  • Hurtig, kompetent og imødekommende support – og lydhørhed overfor vores behov og forslag.
  • Mulighed for at kunne komme i kontakt med alle tilmeldte via systemet på én gang.
  • Kirken oplever en stigning i nyhedsbrevstilmelding, da alle bliver præsenteret for denne mulighed i tilmeldingen.

Da Treenighedskirken indgik aftalen med Flexbillet, havde man i kirken gjort sig flere overvejelser ved at overgå til et online tilmeldingssystem, herunder vedr. ældres IT-kompetencer i forhold til tilmelding;

”Vi oplever, at langt de fleste kan finde ud af at tilmelde sig online, men for at imødegå de ældre i menigheden, der måtte have brug for hjælp, printer vi fysiske billetter ud og sælger dem på fastsatte tidspunkter i kirken. Herudover oplever vi også en opblomstring blandt de ældre, der har styr på IT – de hjælper hinanden med at tilmelde sig”.

Har man som Treenighedskirken brug for at hjælpe på lignende måde, understøtter Flexbillet derudover også mulighed for at administratorer kan foretage tilmeldinger på vegne af andre. Dvs. at man f.eks. over telefonen kan foretage tilmeldingen. Er der betaling på arrangementet, kan man desuden markere betalingen som ”modtaget kontant” og derefter klare betalingen, når personen kommer i kirken – så man ikke skal modtage kortoplysninger i telefonen.

En anden bekymring gik på administrationstid og omkostninger;

”Der var en bekymring om, at administration af systemet og omkostninger herved ikke ville være udbyttet værd. Det har vist sig, at administrationstiden er blevet mindre – førhen var der mange skjulte tidsrøvere forbundet med at skulle modtage og administrere manuelle tilmeldinger, ringe til de tilmeldte ved f.eks. ændringer og aflysninger af arrangementer. Efter et års prøvetid, var der derfor slet ikke nogen tvivl om, at vi skulle fortsætte samarbejdet med Flexbillet.”

Selvom Treenighedskirken har brugt Flexbillet i en rum tid nu, er der funktioner, som man pludselig har fået mere brug for nu, og som er en kæmpe hjælp i det daglige arbejde:

”Noget af det, der er blevet helt klart nu – efter Corona har ramt Danmark er, at Flexbillet har sparet os for et administrationskaos, når arrangementer er blevet flyttet og/eller aflyst. Førhen ville vi skulle kontakte alle tilmeldte og oplyse om aflysningen og evt. bede om kontonumre, så penge kunne refunderes manuelt én efter én. Nu kan vi kontakte alle deltagere på én gang, og refunderingen sker også samlet via flexbillet på meget kort tid”.

Moduler/Produkter

Adgangsbilletter til både gratis arrangementer og betalingsarrangementer, såsom foredrag, koncerter, filmforevisninger mm.

Tilmelding med opsamling af deltageroplysninger, tilmelding til nyhedsbrev og meget andet.